1. OBJETIVO

 

La Alta Dirección de ALMARCHIVOS S.A. implementará estrategias que favorezcan la prevención de actuaciones asociadas con el riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación para la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

 

En este sentido se plantea la presente política, para la Gestión del Riesgo LA/FT/FPDMA, que busca reglamentar el funcionamiento del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SAGRILAFT.

 

2. ​ALCANCE

 

Esta política es aplicable para todas las contrapartes con las que la empresa tenga relacionamiento como son: trabajadores, clientes, proveedores y miembros de la Junta Directiva.

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3. DEFINICIONES

 

• Debida Diligencia: Son los mecanismos, procedimientos y medidas que establecen las empresas vigiladas para garantizar el conocimiento de sus contrapartes y de esta forma prevenir y gestionar el riesgo LA/FT/FPADM. Esto de acuerdo con lo dispuesto por la Superintendencia de sociedades en el capítulo X de la circular básica jurídica.

 

• Debida Diligencia Intensificada: Es el proceso mediante el cual las empresas vigiladas adoptan medidas adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, productos y su volumen de transacciones. Implica un conocimiento avanzado de la Contraparte y del origen de los activos que se reciben, con el fin de evitar que la Empresa sea utilizada como un medio para la ejecución de actividades ilícitas que puedan llevar a incurrir en algún riesgo legal, operacional, de contagio o reputacional. Para ello se utilizarán los procedimientos definidos de acuerdo con el proceso que se esté llevando.

 

• Financiación Del Terrorismo: “El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas” y lo demás regulado en el artículo 345 del Código Penal colombiano.

 

• Lavado de Activos: “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, contrabando, fraude aduanero o favorecimiento y facilitación del contrabando, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito” y lo demás dispuesto en el artículo 323 del Código Penal Colombiano.

 

• LA/FT/FPADM: Abreviatura para Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

 

• Riesgo LA/FT/FPADM: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una Empresa por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el Lavado de Activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, o cuando se pretenda el ocultamiento de Activos provenientes de dichas actividades. Las contingencias inherentes al riesgo LA/FT/FPADM se materializan a través de riesgos tales como el Riesgo de Contagio, Riesgo Legal, Riesgo Operativo, Riesgo Reputacional y los demás a los que se expone la Empresa, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, cuando es utilizada para tales actividades.

 

• ROS: Es el reporte de Operaciones Sospechosas. Es aquella operación que por su número, cantidad o características no se enmarca en el sistema y prácticas normales del negocio, de una industria o de un sector determinado y, además que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada.

 

• SAGRILAFT: Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

 

• Señales de Alerta: Son aquellas situaciones, hechos o las características que al ser analizadas no se encuentran dentro de los parámetros definidos considerándose atípicas.

 

• SIREL: Es el sistema de reporte en línea administrado por la UIAF. Es una herramienta WEB que permite a las entidades reportantes cargar y/o reportar en línea la información de las obligaciones establecidas en la normativa de cada sector, de forma eficiente y segura, disponible las 24 horas del día, 7 días a la semana y 365 días al año.

 

4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SAGRILAFT 

 

• Junta Directiva: Responsable de la puesta en marcha y efectividad del SAGRILAFT. Asigna los recursos humanos, técnicos y financieros que aseguren el logro efectivo de estos propósitos y su rol frente a la adopción de la Política SAGRILAFT por ser el máximo órgano dentro de la empresa autorizado para su aprobación.

 

• Gerente General: Responsable de verificar que los procedimientos del SAGRILAFT desarrollen la Política LA/FT/FPADM aprobada por la Junta Directiva. Las funciones específicas se relacionan en el Manual de procedimientos SAGRILAFT.

 

• Oficial de Cumplimiento: Responsable de presentar con el representante legal la propuesta del SAGRILAFT a la Junta Directiva. Así mismo el Oficial de Cumplimiento es el puente entre los diferentes procesos de la empresa para dar tratamiento a   los reportes internos por posibles situaciones de riesgo (LA/FT/FPDMA)

 

• Trabajadores Directos: Conocer y cumplir la Política SAGRILAFT establecida para la prevención del Riesgo (LA/FT/FPDMA) y participar activamente en el desarrollo de las etapas de identificación, evaluación, manejo, monitoreo, comunicación y divulgación de los riesgos inherentes a sus procesos entre otras.

 

En consecuencia, es responsabilidad de cada contraparte: Junta Directiva, Directivos de Primer Nivel, Gerentes, y demás trabajadores, velar por el cumplimiento de las disposiciones legales, normativas y procedimientos internos que sustentan la Gestión del Riesgo LA/FT/FPDMA.

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​5. ACCIONES SANCIONATORIAS O DISCIPLINARIAS POR VIOLACIONES A LA POLÍTICA SAGRILAFT

 

El incumplimiento de la presente política por parte de alguna de las contrapartes implica la posibilidad de aplicación de la normatividad legal comercial, penal o laboral, según aplique, teniendo en cuenta el debido proceso.

 

 

6. LINEAMIENTOS POLITICA SAGRILAFT 

 

• Almarchivos establece como DIRECTRIZ que sobre el logro de sus metas comerciales dará relevancia a los resultados obtenidos en el análisis y monitoreo de los clientes frente a la Gestión del Riesgo LA/FT/FPDMA.

 

• Almarchivos se abstiene de tener relacionamiento con personas naturales o jurídicas incluidas en las Listas Internacionales para Colombia de conformidad con el derecho internacional (Lista de las Naciones Unidas) Lista OFAC o aquellas otras listas de criminales o terroristas o cuando alguno de sus socios figure en las listas consultantes. En el evento que se identifique o verifique algún bien, activo, producto bajo la administración de cualquier país, persona o país designada por las Listas Restrictivas el Oficial de Cumplimiento de manera inmediata deberá reportarlo a la UIAF.

 

• Todo documento que acredite transacciones, negocios o contratos, además de constituir el soporte de la negociación y del registro contable constituye el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan adelantar las autoridades competentes, por lo tanto deberá ser conservada por un periodo al menos de (10) DIEZ años contado a partir del momento en que se identificó la operación, de conformidad con el artículo 28 de la ley 962 de 2005 y el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades. Otros documentos que no tienen un carácter contable y respaldan el funcionamiento del SAGRILAFT, deben conservarse mínimo por (5) CINCO años.

 

• En los casos en que se niegue un servicio a un cliente por reporte en listas restrictivas con información LA/FT/FPDMA o por la detección de una operación sospechosa, no se indicará en documentos proferidos por Almarchivos, ni se revelará en comunicación verbal, que la negación de los servicios corresponde a riesgos asociados con el LA/FT/FPDMA

 

• Almarchivos no admitirá ningún tipo de represalia contra las personas que informan de buena fe sobre violaciones o sospechas de violaciones de esta Política. Las represalias incluyen cualquier acción adversa tomada contra una persona que denuncia violaciones, sospechas de contravenciones o actos de conducta indebida.

 

7. COMUNICACIONES

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Almarchivos ha dispuesto como medios para gestionar la comunicación del SAGRILAFT los siguientes canales:

 

• Correo electrónico: oficialdecumplimiento@almarchivos.com

• Página WEB: www.almarchivos.com

 

 

8. EXCEPCIONES EN LA POLÍTICA SAGRILAFT

 

Almarchivos ha definido que no aplicará el procedimiento de Debida Diligencia a:

 

• Entidades Gubernamentales de todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente (Ejemplo: Gobernaciones, Alcaldías, Tesorerías distritales o municipales, entidades de la Rama judicial, DANE, DPN, entre otros)

• Los órganos, organismos y entes estatales independientes o autónomos y de control. (Ejemplo: Banco de la República, Corporaciones Autónomas Regionales, Autoridad Nacional de Televisión, Comisión Nacional del Servicio Civil, Contralorías, Procuraduría General de la Nación, Personerías, Defensoría del Pueblo, entre otros)

• Las Compañías que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público no incluye empresas de economía mixta.

• Sociedades Administradoras de Pensiones y Cesantías.

• Compañías Promotoras de Salud e Instituciones Prestadoras de Salud

• Empresas de Servicios Públicos

• Compras a terceros   por recursos provenientes de la caja menor.

• Contrataciones a contratistas inferior a un mes.

  

9. CONFIDENCIALIDAD

 

La información que corresponde al Diseño e Implementación del SAGRILAFT es confidencial y será administrada por los responsables de su ejecución al interior de la empresa.